Como migrar a base do caderno e da planilha sem perder contato no caminho

O vereador entende que precisa sair da planilha. Concorda com tudo. E não migra.

O motivo raramente é preço. É que a planilha tem 4.300 nomes reunidos desde a primeira campanha, está bagunçada, tem coluna com nome estranho, e a ideia de redigitar aquilo ou de perder metade no caminho paralisa a decisão por meses.

O medo é legítimo, a solução é chata

Base de contato é o ativo mais valioso de um mandato e o mais frágil. Ela não tem backup, não tem versão, e costuma existir em três cópias divergentes: a do vereador, a da assessora e a que alguém exportou do celular em 2023. Juntar essas cópias numa base só, com histórico de cada pessoa, é o trabalho de um CRM para vereador.

Migrar dá medo porque parece operação de tudo ou nada. Na prática, migração de contatos é um processo chato e reversível, o que muda completamente o risco envolvido.

O que fazer antes de importar qualquer coisa

Meia hora de preparação evita a maior parte dos problemas.

Junte as versões em um arquivo só. Se existem três planilhas, abra as três e empilhe tudo numa quarta, mesmo com repetição. Duplicata é problema menor e resolvível depois. Contato perdido em arquivo esquecido é irreversível.

Garanta que a primeira linha seja o cabeçalho, com um nome em cada coluna. Planilha de gabinete costuma ter título do arquivo na primeira linha, uma linha em branco e só então os nomes das colunas. Apague o que vier antes.

Não perca tempo padronizando nome de coluna. Sistema decente reconhece variação. No Mandato Vereador, a coluna pode se chamar Celular, WhatsApp, Fone ou Contato, que todas são lidas como telefone. Endereço, Logradouro, Rua e Avenida também caem no mesmo campo.

O que a importação aceita

Vale conferir o que o sistema lê antes de mexer na planilha, porque quase sempre ele aceita mais do que se imagina.

A importação do Mandato Vereador lê arquivos .xlsx, .xls e .csv, com nome, sobrenome, e-mail, telefone, CPF, cartão SUS, data de nascimento, gênero, categoria, rua, número, complemento, comunidade, ponto de referência, bairro, cidade, estado e CEP. Datas são reconhecidas em formatos diferentes, seja 21/04/1975, 1975-04-21 ou a data já convertida pelo Excel.

Os campos de comunidade e ponto de referência existem por um motivo prático. Em boa parte do interior brasileiro, o endereço do eleitor não é rua e número. É a vila, o ramal, a localidade e a referência do posto de saúde. Base que só aceita CEP e logradouro descarta metade da informação real.

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Migre em duas rodadas, não em uma

A estratégia que reduz o risco a quase zero é simples: não importe tudo de uma vez.

Na primeira rodada, separe umas cinquenta linhas num arquivo de teste e importe só elas. Depois abra a lista no sistema e confira se o telefone caiu no campo de telefone, se o bairro foi reconhecido e se a data de nascimento não virou outro ano. Erro de mapeamento aparece nessa amostra, e corrigir cinquenta registros é trivial.

Confirmado que está certo, importe o arquivo completo. Se algo sair errado no volume, você já sabe exatamente o que olhar.

Depois da importação, o trabalho de verdade

Base importada não é base organizada. Ela chega com duplicata, telefone desatualizado e gente que mudou de cidade.

O erro é tentar limpar tudo numa força-tarefa de fim de semana. Isso cansa a equipe e nunca termina. O que funciona é limpar por uso: cada vez que alguém do gabinete abre um contato para registrar demanda ou dar retorno, aproveita e confirma telefone e bairro naquele registro.

Em três meses, a parte da base que realmente importa, que é a parte com quem você fala, está limpa. O resto pode esperar, porque contato que ninguém acessa há dois anos provavelmente não é base ativa.

Guarde a planilha antiga

Um conselho pouco elegante e muito útil: depois de importar, não apague a planilha original.

Salve com data no nome, guarde em outro lugar e esqueça dela. Custa nada e resolve o único cenário que realmente assusta, que é descobrir três semanas depois que uma coluna não veio junto.

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